Ich habe selten ein Team getroffen, das zu wenig über Dokumentation nachgedacht hat. Ich habe sehr oft Teams getroffen, die entweder gar nicht dokumentiert haben oder versucht haben, alles lückenlos festzuhalten. Beides führt am Ende zum selben Ergebnis: Wissen hängt an einer Person.

Der Massstab, der wirklich zählt

Der Massstab, den ich in Projekten verwende, ist unspektakulär: Kann eine andere qualifizierte Person rund achtzig Prozent eines Prozesses ohne Rückfrage bei mir nachvollziehen? Nicht hundert Prozent – das kostet unverhältnismässig mehr Zeit für einen Grenznutzen, der meist gegen null geht. Achtzig Prozent reichen fast immer, um selbständig weiterzuarbeiten und für die restlichen zwanzig Prozent gezielt nachzufragen, statt bei null anzufangen.

Bei einer HR- und Payroll-Systemeinführung im Gesundheitswesen, die ich geleitet habe, war das kein akademisches Prinzip, sondern eine harte Anforderung: Nach dem Go-live musste das interne HR-Team den Betrieb ohne mich übernehmen können. Was während der Hypercare-Phase entstanden ist – Entscheidungsprotokolle, Ausnahmefälle, Eskalationswege – war am Ende wertvoller als das ursprüngliche Fachkonzept, weil es die tatsächlichen Stolperstellen abbildete statt der Theorie.

Was tatsächlich gebraucht wird

Eine gute Prozessdokumentation braucht selten mehr als: Zweck des Prozesses, beteiligte Rollen und Systeme, Start- und Endpunkt, die zentralen Schritte dazwischen, bekannte Ausnahmen, und wohin man sich wendet, wenn etwas nicht dem Regelfall entspricht. Alles darüber hinaus ist meistens Absicherung des Autors, nicht Nutzen für den Leser.

Der Punkt mit den Ausnahmen ist der wichtigste und wird am häufigsten weggelassen. Der Regelfall dokumentiert sich fast von selbst. Die Fälle, die vom Standard abweichen – ein Sonderfall im Gesamtarbeitsvertrag, eine Schnittstelle die an bestimmten Wochentagen anders reagiert, ein System das bei Teilzeitpensen eine eigene Logik hat – die sind der eigentliche Grund, warum jemand später ins Stocken gerät. Genau die werden aber meist mündlich weitergegeben, nie aufgeschrieben, und sind beim nächsten Wechsel wieder weg.

Der Zeitpunkt entscheidet mehr als die Form

Die beste Dokumentation entsteht nicht am Projektende. Sie entsteht während der Umsetzung, solange eine Entscheidung noch begründbar ist. Drei Monate später weiss oft niemand mehr, warum eine bestimmte Ausnahmeregel eingebaut wurde – nur dass sie da ist und niemand sie anzufassen wagt.

In der Praxis heisst das: ein kurzes Protokoll nach jedem wichtigen Entscheid, nicht ein grosses Dokument am Schluss. Das kostet in der Summe weniger Zeit, weil es in dem Moment geschrieben wird, in dem der Kontext ohnehin präsent ist.

Wo KI tatsächlich hilft – und wo nicht

Sprachmodelle können aus einem Meeting-Transkript einen ersten Entwurf einer Arbeitsanweisung erzeugen, aus verstreuten Notizen eine Struktur bauen, aus einem Protokoll die offenen Punkte extrahieren. Das ist eine echte Beschleunigung – ich nutze das selbst regelmässig, um aus rohen Projektnotizen schneller etwas Nutzbares zu machen.

Was dabei nicht wegfällt: die fachliche Prüfung. Ein Modell kann nicht wissen, ob eine Ausnahme korrekt oder falsch dargestellt wurde – das muss jemand bestätigen, der den Prozess tatsächlich versteht. KI beschleunigt das Schreiben. Sie ersetzt nicht die Verantwortung für den Inhalt.

Kurz gefasst

  • Ziel ist achtzig Prozent Übergabefähigkeit, nicht hundert Prozent Vollständigkeit.
  • Ausnahmen sind wichtiger als der Regelfall – sie werden aber am häufigsten nur mündlich weitergegeben.
  • Dokumentation während der Umsetzung schreiben, nicht am Projektende, solange der Kontext noch frisch ist.
  • KI beschleunigt das Erstellen von Entwürfen, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung.

Wenn Sie merken, dass Wissen in Ihrem Team an einzelnen Personen hängt: Ein Blick von aussen zeigt oft schnell, wo die grössten Lücken tatsächlich liegen – nicht dort, wo man sie vermutet.