Automatisierung kann enorme Effizienz schaffen. Sie kann aber auch unnötige Schritte, schlechte Daten und komplizierte Freigaben perfekt konservieren. Deshalb beginnt Digitalisierung mit Prozessklarheit.
Digitalisierung macht einen Prozess nicht automatisch besser
Ein manueller Prozess ist langsam. Also wird er digitalisiert. Was zunächst logisch klingt, führt in der Praxis häufig zu einer interessanten Situation: Derselbe komplizierte Prozess läuft danach in einem modernen Tool - nur schneller und mit mehr technischen Abhängigkeiten.
Das Grundproblem liegt darin, dass Digitalisierung und Prozessoptimierung oft gleichgesetzt werden. Eine digitale Freigabe kann effizienter sein als ein Papierformular. Wenn die Freigabe fachlich gar nicht notwendig ist, bleibt sie trotzdem Verschwendung.
Zuerst verstehen, dann verändern
Bevor automatisiert wird, sollte der reale Ist-Prozess sichtbar werden. Nicht nur der Prozess aus dem Handbuch, sondern der Ablauf, der tatsächlich gelebt wird. Welche Excel-Dateien existieren neben dem Hauptsystem? Welche Informationen werden per E-Mail weitergegeben? Wo kopieren Mitarbeitende Daten manuell? Welche Kontrollen wurden irgendwann eingeführt und nie wieder hinterfragt?
Gerade diese informellen Schritte zeigen, wo Systeme, Verantwortlichkeiten oder Datenflüsse nicht optimal funktionieren.
Vier Fragen, die vor jeder Automatisierung helfen
- Muss dieser Schritt überhaupt existieren? Der beste automatisierte Prozessschritt ist manchmal derjenige, den man entfernt.
- Kann der Ablauf standardisiert werden? Wenn fünf Teams denselben Prozess unterschiedlich ausführen, automatisiert man sonst fünf Varianten statt einer guten Lösung.
- Wo entsteht die Information ursprünglich? Daten sollten möglichst an der Quelle erfasst und anschliessend weiterverwendet werden. Mehrfacherfassung ist ein typischer Kandidat für Integration oder Prozessvereinfachung.
- Welche Ausnahmefälle sind wirklich relevant? Prozesse werden oft für sehr seltene Sonderfälle unnötig komplex. Eine klare Trennung zwischen Standardprozess und Ausnahmebehandlung kann viel vereinfachen.
Quick Wins liegen oft zwischen den Systemen
Bei Prozessanalysen liegt der grösste Hebel nicht immer im Kernsystem. Häufig entstehen Zeitverluste zwischen Anwendungen: Export aus System A, Bearbeitung in Excel, E-Mail an eine zweite Person, Import in System B und anschliessende manuelle Kontrolle.
Diese Übergänge sind interessant, weil sich dort Prozessoptimierung, Integration und Automatisierung treffen. Ein sauberer Datenfluss kann mehr bewirken als eine umfangreiche neue Anwendung.
Dokumentation ist Teil der Optimierung
Ein optimierter Prozess sollte so dokumentiert sein, dass nicht nur die Person, die ihn gestaltet hat, ihn versteht. Gute Dokumentation reduziert Abhängigkeiten von Einzelpersonen, erleichtert Onboarding und schafft eine Grundlage für spätere Automatisierung und AI-Anwendungsfälle.
Moderne KI kann die Erstellung und Pflege von Arbeitsanleitungen stark unterstützen. Aber auch hier gilt: Sie benötigt einen nachvollziehbaren Prozess als Grundlage.
Automatisieren, wo der Nutzen messbar ist
Nach der Vereinfachung wird entschieden, welche Schritte automatisiert werden. Gute Kandidaten sind häufig wiederkehrend, regelbasiert, fehleranfällig oder mit hohem manuellem Aufwand verbunden.
Der Nutzen sollte dabei möglichst konkret formuliert werden: weniger Bearbeitungszeit, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeit, bessere Datenqualität oder höhere Transparenz. So wird aus einem Technologieprojekt ein Business Case.
Fazit: Erst Klarheit, dann Geschwindigkeit
Operational Excellence bedeutet für mich nicht, jeden Prozess maximal zu automatisieren. Es bedeutet, unnötige Komplexität zu entfernen und Technologie dort einzusetzen, wo sie einen echten Unterschied macht.
Wer zuerst vereinfacht, standardisiert und dokumentiert, baut eine wesentlich bessere Grundlage für Automatisierung und KI. Sonst wird Chaos nicht beseitigt - sondern digital beschleunigt.
